Formele structuren en waarborgen om misstanden te melden zijn belangrijk maar leiden niet automatisch tot een goed werkend meldsysteem. Daar is meer voor nodig. De meeste organisaties in de publieke sector blijken een meldprocedure te hebben, maar aan de invulling kan nog veel worden verbeterd. Dat blijkt uit een recent onderzoek naar de werking van interne meldsystemen voor misstanden in de publieke sector, dat de Vrije Universiteit in opdracht van BIOS en met medewerking van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft uitgevoerd.
De meldingsbereidheid in een organisatie valt en staat met vertrouwen in het systeem en de waarborgen die het biedt. Dat het hier nog aan schort, toont het onderzoek onomwonden aan. Bijna 31 procent van de ondervraagden zegt geen vertrouwen te hebben in de persoon of instantie aan wie zij moeten melden. Daarbij springt in het oog dat het gevoel overheerst dat er toch niets mee gebeurt (bijna 43 procent) en/of de angst voor de negatieve gevolgen voor zichzelf (40,5 procent). Er bestaat nog altijd een drempel om misstanden te melden.
‘Een melding is voor een organisatie een uitgelezen kans: het biedt niet alleen de mogelijkheid een ongewenste situatie te beëindigen, maar ook om de weerbaarheid tegen integriteitsrisico’s te vergroten.’ Zo stelt Marijn Zweegers, hoofd van BIOS. Melden moeten we daarom juist zien als iets positiefs. Helaas is dit niet altijd de praktijk. ‘Met onze aanbevelingen voor organisaties en vertrouwenspersonen hopen wij daarin verandering te brengen. Medewerkers moeten een ongewenste situatie intern durven te melden. Het melden van een misstand mag geen zaak worden van onwetenden en idealisten’, aldus Zweegers.
Rol van het management
Een andere conclusie uit het onderzoek is dat de leidinggevenden belangrijk zijn voor het meldproces en daarin een stimulerende rol spelen. Leidinggevenden spelen immers een cruciale rol bij de bedrijfsvoering en worden geacht alert te zijn op verstoringen en die adequaat en professioneel op te pakken. Voorwaarde is wel dat zij op hun rol en taken zijn voorbereid. Uit het onderzoek komt naar voren dat nog geen 10 procent van de leidinggevenden een relevante cursus of training op het gebied van integriteit heeft gevolgd of van de werkgever specifieke informatie en/of instructies over de afhandeling van misstanden heeft ontvangen. Een onjuiste behandeling van een melding kan medewerkers ontmoedigen om in de toekomst te melden. Is het vertrouwen eenmaal geschaad, dan wordt het moeilijk dit weer terug te winnen.
Het belangrijkste verbeterpunt dat het onderzoeksrapport noemt is dat er meer bekendheid met de procedures en de meldinstanties dient te komen. Overheidsorganisaties doen er goed aan eerst te investeren in de bekendheid met en verbetering van de bestaande meldstructuren in de eigen organisatie. Daarin ligt volgens het onderzoek immers een belangrijke oorzaak waarom meldsystemen niet optimaal functioneren. Essentieel voor een optimaal meldsysteem is dat iedereen die er gebruik van kan of wil maken, ook op de hoogte is van het bestaan en de taken van de meldpunten.
Bron: CAOP
Redactie ODB
