Uitruil aanvullende kilometervergoeding 2022

U

• Hoe werkt de uitruil aanvullende kilometervergoeding?
• Voorwaarden
• Gemiddeld aantal reisdagen berekenen voor de aanvraag: Reisdagentool
• Hoogte aanvullende kilometervergoeding berekenen: Rekentool
• Rekenvoorbeelden aantal reisdagen
• Hoe dien ik een aanvraag in?
• Transactieafhandelaar – Beoordelen aanvraag
• Extra informatie over deelname uitruil
• Meer informatie: FAQ + werkinstructie

Hoe werkt de uitruil aanvullende kilometervergoeding?
In de maand november keert Defensie de eindejaarsuitkering uit aan haar medewerkers. Deze uitkering is belast. Vanuit de regeling Cafetariamodel Defensie is het mogelijk om een deel van de bruto eindejaarsuitkering, uit te ruilen tegen een onbelaste aanvullende kilometervergoeding voor woon-werkverkeer.
Defensie mag van de Belastingdienst maximaal € 0,19 onbelast vergoeden. Let op: dit geldt voor de gemaakte kilometers voor woon-werkverkeer die met eigen vervoer (zie FAQ, vraag 10) naar de plaats van tewerkstelling worden afgelegd. Dat doet Defensie in de meeste gevallen nu nog niet. Ook niet aan medewerkers die reizen maken van en naar een opstapplaats voor openbaar vervoer. Kiest u voor de uitruil aanvullende kilometervergoeding? Dan ontvangt u indien van toepassing het verschil tussen wat u nu vergoed krijgt en het maximum dat Defensie van de Belastingdienst onbelast mag vergoeden. Dit verschil wordt in mindering gebracht op de bruto eindejaarsuitkering. Zie rekenvoorbeeld onder ‘Rekenvoorbeelden aantal reisdagen’.

Voorwaarden
Afhankelijk van het gemiddeld aantal reisdagen per twee weken naar de plaats van tewerkstelling (over de uitruilperiode) en het aantal kilometers van het reistraject voor uw woon-werkverkeer, heeft u wel of geen aanspraak op uitruil. Dit bepaalt namelijk of u meer of minder dan 0,19 cent per kilometer heeft ontvangen. Vanaf 0,19 cent of meer heeft u geen aanspraak op de uitruil en kent het salarissysteem geen uitruil toe.
Uitzondering voor medewerkers met dagelijks reizen & dagelijks reizen naar moeilijk bereikbare locaties of onregelmatig werken < 95 km.
Medewerkers die een tegemoetkoming woon- werkverkeer ontvangen voor dagelijks reizen EN deze reisafstand is minder dan 95 kilometer kunnen de uitruil 2022 aanvragen t/m 30 juni 2022, vanaf 1 juli 2022 wordt hun tegemoetkoming t/m 30 november 2022 na november 2022 automatisch tot 19 cent per kilometer netto. Omdat dit gelijk netto 19 cent is heeft men geen recht meer op de uitruil, zie voorwaarden hierboven.
Bij het indienen van een aanvraag over de gehele periode zal DIDO gelijk een einddatum van 30-06-22 invullen, deze kan ook niet gewijzigd worden. De periode voor 1 juli zal gewoon volgens de standaard methode berekend worden en met het salaris van november uitbetaald worden. Is uw reisafstand hoger dan 94 kilometer dan kunt u over de periode 1 juli t/m 30 november 2022 over die afstand ook uitruil aanvragen.
Gemiddeld aantal reisdagen berekenen voor de aanvraag: Reisdagentool
Met de reisdagentool berekent u het gemiddeld aantal reisdagen per twee weken over de gehele uitruilperiode (1 december 2021 t/m 30 november 2022). Let op: vul in de reisdagentool alleen het daadwerkelijk aantal reisdagen in. Thuiswerkdagen, waaronder thuiswerkdagen vanwege COVID-19, tellen niet mee als reisdagen. U hebt op deze dagen immers niet gereisd.
Omdat er nu meer wordt thuisgewerkt kan het voorkomen dat u wel regelmatig heeft gereisd, maar dat het aantal reisdagen verschilt per periode. In de reisdagentool kunt u daarom per periode aangeven, hoeveel dagen u heeft gereisd. Hierdoor kunt u alsnog het juiste gemiddelde aantal reisdagen over de gehele uitruilperiode berekenen. In de reisdagentool vindt u een invulinstructie.
De uitkomst van de reisdagentool vult u in bij het indienen van uw aanvraag voor de uitruil aanvullende kilometervergoeding in Selfservice. Bij een gemiddelde van 1 of meer dagen, kunt u een aanvraag voor uitruil indienen. De hoogte van het bedrag aan uitruil aanvullende kilometervergoeding is afhankelijk van bovengenoemde factoren. Lees hieronder meer.

Hoogte aanvullende kilometervergoeding berekenen: Rekentool
De hoogte van de aanvullende kilometervergoeding is afhankelijk van het gemiddeld aantal reisdagen per twee weken naar de plaats van tewerkstelling (over de uitruilperiode) en het aantal kilometers van het reistraject voor uw woon-werkverkeer.
Met de algemene rekentool kunt u een globale berekening maken van het bedrag aan uitruil aanvullende kilometervergoeding en het totale netto bedrag aan voordeel bij deelname aan de uitruil aanvullende kilometervergoeding. Bekijk voor meer informatie hierover de rekenvoorbeelden.
Let op: doordat veel medewerkers ook dit jaar hebben thuisgewerkt is in veel gevallen het bedrag van de uitruil aanvullende kilometervergoeding lager of nul. Dit kan anders zijn dan voorgaande jaren.
Let op: het DC HR maakt geen berekeningen voor medewerkers. Benader hiervoor de personeelsdienst van uw eenheid.

Rekenvoorbeelden aantal reisdagen
Een voorbeeld bij volledig reizen (10 dagen per 2 weken)
Stel een medewerker ontvangt een tegemoetkoming in de reiskosten van totaal € 900,00 dit jaar (2022). Van de Belastingdienst mag de maximale tegemoetkoming in de reiskosten voor deze medewerker over dit jaar in dit voorbeeld € 1.600,00 zijn. Het verschil van € 700,00 is de aanvullende kilometervergoeding en wordt in mindering gebracht op de bruto eindejaarsuitkering. De medewerker betaalt dan minder loonbelasting en het verschilbedrag van € 700,00 wordt vervolgens aan zijn netto eindejaarsuitkering toegevoegd. De medewerker ontvangt dan een hoger netto bedrag aan eindejaarsuitkering. In dit voorbeeld is dat ongeveer € 350,00 (afgeronde bedragen en het percentage bijzonder tarief idem afgerond).

Hetzelfde voorbeeld bij niet volledig reizen:
Als een medewerker niet elke dag reist, wordt geadviseerd om gebruik te maken van de reisdagentool om het gemiddelde aantal reisdagen te berekenen. De uitkomst hiervan vult de medewerker in de rekentool en bij het indienen van de aanvraag in Selfservice.
Stel een medewerker ontvangt een tegemoetkoming in de reiskosten van totaal € 900,00 dit jaar (2022). Van de Belastingdienst mag de maximale tegemoetkoming in de reiskosten voor deze medewerker over dit jaar in dit voorbeeld € 1.600,00 zijn. Omdat de medewerker maar 3 (of minder) reisdagen per 2 weken heeft, is er maar recht op 3/6 van deze € 1.600,00 = € 800,00. De medewerker heeft dan al meer vergoed gekregen dan er volgens de Belastingdienst uitbetaald mag worden aan tegemoetkoming. Deze medewerker heeft dus geen aanspraak op uitruil aanvullende kilometervergoeding.

Hoe dien ik een aanvraag in?
U kunt een aanvraag indienen vanaf donderdag 1 september tot en met maandag 31 oktober 2022. Let op: uw aanvraag moet door uw transactieafhandelaar worden beoordeeld en goedgekeurd, voordat de uitruil wordt toegekend. Lees hierover meer onder ‘Transactieafhandelaar – Beoordelen aanvraag’.
1. Zorg voor registratie van een aanvraag tegemoetkoming woon-werkverkeer in Selfservice
Heeft u in een periode tussen 1 december 2021 en 30 november 2022 geen tegemoetkoming in de reiskosten ontvangen? Vraag dit dan alsnog aan via Selfservice, ondanks het feit of u hier wel of geen recht op had. Staat een TTW er niet bij en ook niet in PeopleSoft dan dient u deze alsnog te laten invoeren door uw P&O. Voor het berekenen van het bedrag aan aanvullende kilometervergoeding moet het aantal kilometers van uw reistraject woon-werkverkeer geregistreerd staan in Selfservice. U dient een aanvraag tegemoetkoming woon-werkverkeer als volgt in:
• Ga naar: Selfservice > Alle Apps > Huisvesting en Reizen > Woon-werkverkeer;
• Klik op ‘Toevoegen’ > ‘OK’;
• Vul de benodigde gegevens in voor de aanvraag en verstuur de aanvraag;
• Heeft u geen toegang tot Selfservice? Dien dan uw aanvraag in via het Dfe 006 en/of Dfe 006a.
Pas nadat de aanvraag door uw transactieafhandelaar is goedgekeurd en is verwerkt in het systeem (de volgende werkdag), kunt u de uitruil aanvullende kilometervergoeding aanvragen.
2. Selecteer deelname uitruil aanvullende kilometervergoeding in Selfservice
In Selfservice geeft u aan of u gebruik wilt maken van de regeling uitruil aanvullende kilometervergoeding. Dit doet u als volgt:
• Ga naar Selfservice > Alle Apps > Salaris en Vergoedingen > Declaraties;
• Klik op ‘Toevoegen’ en kies vervolgens als hoofdcategorie voor ‘Cafetariamodel Defensie’;
• Kiest als kostencategorie de voor u geldende kilometervergoeding. U heeft keuze uit:
o Aanvullende kilometervergoeding dagelijks;
o Aanvullende kilometervergoeding niet-dagelijks;
o Kilometervergoeding eigen vervoer NS BC.
Transactieafhandelaar – Beoordelen aanvraag
De transactieafhandelaar moet de aanvraag beoordelen op basis van de afspraken die met de medewerker zijn gemaakt. Dit zijn afspraken over de locatie waar de werkzaamheden worden uitgevoerd en de afspraken over (verplicht) thuiswerken. Het gemiddeld aantal reisdagen per 2 weken over de gehele uitruilperiode (december 2021 t/m november 2022) moet overeenkomen met deze afspraken. Om dit inzichtelijk te krijgen kan de transactieafhandelaar de medewerker bijvoorbeeld verzoeken om de ingevulde reisdagentool aan te leveren.
Let op: als een aanvraag niet is goedgekeurd, wordt er geen uitruil toegekend. De transactieafhandelaar kan de aanvragen beoordelen tot en met maandag 15 november 2022.

Extra informatie over deelname uitruil
Kan elke defensiemedewerker deelnemen?
Iedereen met een aanstelling bij Defensie kan deelnemen aan de regeling.
Reservisten, stagiaires, niet-werknemers, medewerkers die vallen onder het Algemeen Ambtenarenreglement (ARAR) en de Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel (DBZV) kunnen niet deelnemen aan de regeling.

In welke situaties levert deelname geen fiscaal voordeel op en kan ik niet deelnemen aan deze regeling?
Dat is het geval bij:
• Niet-dagelijks reizen met een tabelvergoeding indien de afstand minder dan 175 km (enkele reis) is;
• Werknemers met een dienstauto die ook wordt gebruikt voor woon-werkverkeer;
• Werknemers die al € 0,19 of meer per kilometer ontvangen.
Kan ik deelnemen als ik dagelijks met een door Defensie verstrekte NS-Business Card reis?
Als u reist met het openbaar vervoer en u reist naar de opstapplaats voor het openbaar vervoer met eigen vervoer (zie FAQ, vraag 9), dan heeft u recht op uitruil aanvullende kilometervergoeding. Defensie hanteert hiervoor een vaste (vastgesteld door de Belastingdienst) aantal kilometers voor reizen van en naar een opstapplaats voor openbaar vervoer. Dit is bepaald op 15 kilometer per enkele reis en 30 kilometer retour per dag.
Let op: ook in dit geval moet er sprake zijn van een voldoende gemiddeld aantal reisdagen per twee weken over de uitruilperiode (1 december 2021 t/m 30 november 2022). Gebruik de reisdagentool om het gemiddeld aantal reisdagen per 2 weken te berekenen over de gehele uitruilperiode. De uitkomst vult u in bij uw aanvraag.

Kan ik ook deelnemen als ik geen tegemoetkoming woon-werkverkeer ontvang omdat de afstand tussen mijn huisadres en mijn plaats van tewerkstelling minder dan 11 kilometer bedraagt?
Ja, dit kan. Voorwaarde is wel dat u gebruik maakt van eigen vervoer (zie FAQ, vraag 9) voor uw woon-werkverkeer. Daarnaast moet er een aanvraag voor een tegemoetkoming in de kosten voor het woon-werkverkeer van u geregistreerd staan in Selfservice. Voor het berekenen van het bedrag aan aanvullende kilometervergoeding moet het aantal kilometers van uw reistraject woon-werkverkeer namelijk geregistreerd staan in Selfservice.
Let op: om een aanvraag tegemoetkoming woon-werkverkeer in te kunnen dienen, moet u minimaal 2 dagen per 2 weken reizen van uw huisadres naar uw plaats van tewerkstelling (dagelijks reizen). Voldoet u aan deze voorwaarde? Dien dan de aanvraag tegemoetkoming woon-werkverkeer in. Hoe u dit doet leest u onder ‘Hoe dien ik een aanvraag in? > Stap 1’.

Eerder met ontslag
Gaat u eerder met ontslag? Dan wordt de eindejaarsuitkering eerder uitbetaald. U kunt deelnemen volgens de hierboven genoemde voorwaarden en de uitruil wordt in de laatste maand van uw dienstperiode uitbetaald, samen met de eindejaarsuitkering.

Meer informatie: FAQ + werkinstructie
• Zie de FAQ – Uitruil aanvullende kilometervergoeding onder ‘Vraag & antwoord’ in de rechterkolom van deze pagina.
• Gebruik de Werkinstructie – Aanvraag uitruil aanvullende kilometervergoeding voor ondersteuning bij het aanvragen van de uitruil.

Tekst: Belastingdienst / Defensie / redactie ODB / Belastingservice ODB 

Afbeelding: redactie ODB