Februari jl. tekenen Erik Akerboom, secretaris-generaal van Defensie en Martin Berendse, algemene rijksarchivaris en directeur van het Nationaal Archief, het vaststellingsbesluit voor de Generieke Selectielijst Defensie (GSD) over de periode vanaf 1945. De GSD vervangt de ruim 60 selectielijsten die Defensie nu hanteert bij de waardering en selectie van zijn archieven.
Defensie koploper digitale informatiehuishouding
Defensie is het eerste ministerie dat een generieke selectielijst tot stand heeft gebracht en daarmee voldoet aan de nieuwste inzichten om tot een goed ingerichte informatiehuishouding te komen. De nieuwe GSD sluit beter aan bij de digitale bedrijfsprocessen, de ordening en wijze van archiveren van Defensie. De burger krijgt hierdoor een helder beeld van de aanwezige archieven van Defensie. De GSD is een belangrijke stap om tot een informatieregister te komen.
Selectie en waardering archieven
Welke stukken moeten voor eeuwig worden bewaard? Welke stukken kunnen op kortere of langere termijn worden vernietigd? Deze zogenaamde ‘waarderingen’ worden allemaal vastgelegd in een selectielijst. Overheidsorganen moeten deze waarderingen volgens de Archiefwet zelf tot stand brengen en daarbij een onafhankelijk extern deskundige en de algemene rijksarchivaris betrekken. De departementen hebben gezamenlijk, met ondersteuning van het Nationaal Archief, een vergelijkbare aanpak voor de waardering van informatie, functies en werkprocessen vormgegeven in het zogenaamde ‘Generieke Waarderingsmodel Rijk’, kortweg GWR. Het GWR kan eenvoudig worden aangesloten op de eigen (digitale) informatiehuishouding. Het biedt inzicht in de informatieprocessen en vereenvoudigt het waarderen van deze processen. Belangrijk, omdat de departementen zich hebben vastgelegd op de afspraak in 2017 geheel digitaal te werken.
Digitale overheid
In het huidige regeerakkoord is aangegeven dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen – zoals het aanvragen van een vergunning – digitaal kunnen afhandelen. Het voorgaande leidt er ieder geval toe dat de beleidsdepartementen op afzienbare termijn geen papieren archief meer zullen produceren en volledig digitaal werken. Andere overheden bevinden zich in vergelijkbare transitieprocessen. Door de omslag naar volledig digitaal werken wordt de formele rol van papieren documenten overgenomen door digitale documenten. Digitale informatie moet op korte termijn vindbaar en raadpleegbaar en dus duurzaam toegankelijk zijn. De Archiefwet verplicht overheidsorganisaties om de noodzakelijke maatregelen te treffen om de digitale informatie duurzaam toegankelijk te krijgen en te houden.
Toegang voor de burger
Als digitale informatie goed geordend en gewaardeerd is, kan de toegang van de burger tot de overheidsinformatie dan ook veel eenvoudiger worden. De overheid stimuleert het gebruik en hergebruik van overheidsinformatie door middel van open data en is deelnemer aan het Open Government Partnership (OGP) , een programma waaraan inmiddels 56 landen deelnemen. Actuele en gedegen informatiewaardering in de archiefwettelijke selectielijsten is de basis voor snelle openbaarmaking, eenvoudige en beter toegang van de burger en – voor zover nodig – goede informatiebeveiliging.
bron: mindef
